¿Es obligatorio formar a tus empleados en Inteligencia Artificial?
Respuesta corta. Sí. Si tu empresa usa Inteligencia Artificial, aunque sea ChatGPT para escribir correos, el artículo 4 del Reglamento europeo de IA te obliga a adoptar medidas para que tu equipo sepa usarla. Desde la reforma de julio de 2026 no exige un nivel concreto a cada persona ni un certificado, pero sí formación adaptada a lo que hace cada puesto.
En cinco puntos:
- La obligación se aplica desde el 2 de febrero de 2025 a cualquier empresa que use IA en su trabajo, aunque no la haya desarrollado.
- La reforma de 2026 (Reglamento (UE) 2026/1744) la mantiene con una redacción más flexible: medidas razonables según el puesto, sin un nivel mínimo por persona.
- No hay curso oficial ni certificado obligatorio. Mandar al equipo a leer las instrucciones de la herramienta no basta.
- Conviene dejar por escrito qué herramientas se usan, quién se ha formado y en qué: es lo que se enseña si alguien pregunta.
- La formación útil es corta y sobre las tareas reales de cada persona: qué pedirle a la IA, cómo revisar lo que devuelve y qué datos no meter.
Qué dice el artículo 4 del Reglamento de IA después de la reforma
El Reglamento europeo de Inteligencia Artificial (Reglamento (UE) 2024/1689) incluye desde el principio una obligación de «alfabetización en IA»: las empresas que desarrollan sistemas de IA y las que los usan en su actividad tienen que tomar medidas para que su personal sepa trabajar con ellos. Se aplica desde el 2 de febrero de 2025.
En julio de 2026 la Unión Europea aprobó el llamado Ómnibus digital sobre IA: el Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio, publicado en el Diario Oficial el 24 de julio y en vigor desde el 27 de julio. La Comisión había propuesto quitar esta obligación a las empresas; el Parlamento la mantuvo. El texto final:
- Sigue obligando a quien desarrolla y a quien usa sistemas de IA a adoptar medidas para apoyar la alfabetización de su personal y de las personas que usan esos sistemas en su nombre.
- Pide que esas medidas tengan en cuenta los conocimientos, la experiencia y la formación de cada persona, y el contexto en que se usa la herramienta.
- Aclara que no exige garantizar un nivel concreto de alfabetización a ninguna persona en particular.
- Encarga a la Comisión publicar ejemplos prácticos de cómo cumplir.
Es una obligación de poner medios, no de garantizar un resultado. En la práctica, para una pyme: si tu equipo usa ChatGPT, Copilot, Gemini, un chatbot en la web o un programa con IA incorporada, tienes que poder explicar qué has hecho para que lo usen con criterio.
¿A qué empresas afecta?
A casi todas las que usan IA en su trabajo. El Reglamento llama «responsable del despliegue» a la empresa que utiliza un sistema de IA bajo su autoridad en una actividad profesional, y el artículo 4 no depende del nivel de riesgo de la herramienta. Eso incluye:
- Al despacho que usa ChatGPT para redactar escritos o resumir documentos.
- A la empresa de servicios que tiene un agente de IA contestando su WhatsApp.
- A la instaladora o la constructora cuyo programa de presupuestos o de facturación trae funciones de IA.
No depende del tamaño de la empresa. Lo que cambia con el tamaño es cuánto trabajo exige: en una pyme de diez personas con dos herramientas, la formación cabe en unas pocas sesiones y una hoja de registro.
Artículo 4 o artículo 26: cuándo se exige más
El artículo 4 es la obligación general. El artículo 26 añade otra más exigente para quien usa sistemas de alto riesgo, como los que filtran candidatos en una selección de personal, deciden un crédito o evalúan a estudiantes: la supervisión humana tiene que estar en manos de personas con la competencia, la formación y la autoridad necesarias. Casi ninguna pyme está en ese caso con ChatGPT o un agente de atención al cliente. Si usas IA para decidir sobre personas, consulta con tu asesoría jurídica antes de seguir.
Qué cuenta como formación y qué no
La Comisión Europea publicó en mayo de 2025 unas preguntas y respuestas sobre este artículo. Son anteriores a la reforma; esto es lo que sigue encajando con el texto actual:
Sí cuenta:
- Sesiones prácticas sobre las herramientas que usa cada puesto, con sus tareas reales.
- Explicar los riesgos de la IA generativa más común, por ejemplo que puede inventar datos con total seguridad.
- Formación distinta según el puesto: no necesita lo mismo quien atiende clientes que quien revisa contratos.
- Normas internas claras y conocidas por el equipo: qué herramientas están permitidas y para qué.
No basta:
- Mandar al equipo a leer las instrucciones de la herramienta.
- Un vídeo genérico sobre qué es la Inteligencia Artificial que no toca su trabajo.
No hace falta:
- Un certificado externo ni un curso oficial: no existen como requisito.
- Que cada persona alcance un nivel concreto: la reforma lo descarta expresamente.
Qué tiene que saber tu equipo
Para una pyme, la formación que sirve cubre cinco cosas:
- Qué herramientas usamos y para qué. La lista de las herramientas aprobadas en la empresa y en qué tareas sí y en cuáles no.
- Cómo pedirle las cosas. Dar contexto, el formato que se quiere y ejemplos. Con tareas de su puesto, no con ejemplos de manual.
- Cómo revisar lo que devuelve. La IA puede inventar cifras, normas o referencias. Todo lo que sale de la empresa con un dato, una cita legal o un precio lo revisa una persona.
- Qué datos no se meten. Datos personales de clientes o empleados, contraseñas, contratos o datos financieros, salvo en herramientas contratadas como empresa con las garantías del RGPD. La AEPD tiene una guía sobre tratamientos que incorporan IA.
- A quién avisar. Qué hacer si la herramienta da una respuesta dañina, si un cliente se queja o si alguien ha pegado algo que no debía.
Si la empresa tiene un agente que habla con clientes, el equipo también tiene que saber cuándo el agente pasa la conversación a una persona y cómo retomarla. En Fran García Cars, por ejemplo, el asistente de WhatsApp pasa a una persona las consultas que no están documentadas y el equipo las retoma desde un panel: saber hacerlo es parte de la formación. Lo explicamos en agentes de IA para empresas, junto con el aviso a los clientes de que hablan con una IA (artículo 50).
Cómo organizar la formación en una pyme en cuatro pasos
- Inventario. Una lista de las herramientas con IA que se usan, incluidas las que alguien usa por su cuenta con su cuenta personal. Suele ser la sorpresa del primer día.
- Normas de uso. Una página: qué herramientas están permitidas, para qué tareas, qué datos no se meten y quién responde de lo que se publica o se envía.
- Sesiones por puesto. Cortas y prácticas, con las tareas reales de cada persona. Mejor dos sesiones de una hora con su trabajo delante que una jornada teórica.
- Registro. Quién ha recibido qué formación y cuándo, y las normas firmadas o comunicadas. Se revisa cuando entra una herramienta nueva o una persona nueva.
Con eso, si una autoridad, un cliente o una aseguradora pregunta qué has hecho, tienes la respuesta por escrito. El inventario del primer paso sirve además para ver qué tareas repetitivas merece la pena automatizar.
¿Hay multa si no formo a mi equipo?
El Reglamento europeo no pone una multa propia al artículo 4: no aparece en la lista de obligaciones con sanción específica del artículo 99. El régimen de sanciones lo fija cada país, y la supervisión de las autoridades nacionales empezó en agosto de 2026.
En España, el Gobierno envió al Congreso en mayo de 2026 el proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la IA, que designaba los organismos de supervisión y el régimen sancionador. Se publicó en el Boletín de las Cortes el 12 de junio, pero no llegó a aprobarse: las Cortes se disolvieron el 6 de octubre de 2026 por la convocatoria de elecciones (Real Decreto 806/2026), y con la disolución caducan los proyectos pendientes (artículo 207 del Reglamento del Congreso). Habrá que esperar a que el nuevo Gobierno lo vuelva a presentar.
El riesgo práctico hoy es otro: si un empleado comete un error con una herramienta de IA (un dato inventado en un presupuesto, datos de un cliente en una herramienta no contratada), no haber formado al equipo pesa en contra de la empresa. Formar cuesta menos que explicarlo después. Para el resto del gasto, mira qué depende del coste de implantar IA.
Cuándo te sirve una formación externa y cuándo no
Puedes hacerlo tú si usáis una o dos herramientas generalistas (ChatGPT, Copilot) para redactar y resumir: las normas de uso, una sesión práctica y el registro bastan. Las guías de la AESIA y los ejemplos que publique la Comisión ayudan.
Te conviene ayuda externa cuando:
- La IA está metida en procesos con clientes: un agente en WhatsApp, respuestas automáticas, presupuestos.
- Trata datos personales o toma parte en decisiones que afectan a personas.
- Nadie del equipo tiene tiempo de preparar las normas y las sesiones.
En PEBAI la formación va unida a lo que implantamos: cuando dejamos un sistema funcionando, el equipo recibe sesiones prácticas y un manual claro para usarlo sin depender de nosotros. Es parte del acompañamiento que contamos en Inteligencia Artificial para empresas, no un curso aparte.
Preguntas frecuentes sobre la formación en IA de los empleados
¿Es obligatorio formar a los empleados en Inteligencia Artificial?
Sí, si tu empresa usa IA en su trabajo. El artículo 4 del Reglamento europeo de IA, aplicable desde febrero de 2025 y reformado en julio de 2026, obliga a adoptar medidas para que el personal sepa usarla según su puesto. No exige un nivel concreto a cada persona ni un certificado.
¿Si mis empleados solo usan ChatGPT o Copilot también tengo que formarlos?
Sí. Usar ChatGPT o Copilot en tareas de la empresa ya es usar un sistema de IA en una actividad profesional, y el artículo 4 no depende del nivel de riesgo. La formación puede ser sencilla: qué tareas sí, cómo revisar lo que devuelve y qué datos de clientes o de la empresa no se pegan.
¿Necesito un certificado o un curso oficial?
No. No existe un certificado obligatorio ni un curso oficial para cumplir el artículo 4. Lo que conviene es poder demostrar qué has hecho: normas de uso, sesiones por puesto y un registro de quién se ha formado y cuándo.
¿Basta con que lean las instrucciones de la herramienta?
No. La Comisión Europea indicó en sus preguntas y respuestas de 2025 que remitir al personal a las instrucciones de uso, en general, no es suficiente. La formación tiene que tocar las tareas reales de cada puesto y los riesgos de la herramienta.
¿Qué pasa si no formo a mi equipo?
El Reglamento europeo no fija una multa propia para el artículo 4: las sanciones las regula cada país. En España, el proyecto de ley que iba a fijarlas decayó con la disolución de las Cortes en octubre de 2026. El riesgo inmediato es responder de un error de un empleado con la IA sin poder demostrar que se le formó.
¿Cuánto dura una formación en IA para una pyme?
Depende de cuántas herramientas uséis y de para qué. Para un equipo que usa una o dos herramientas generalistas suelen bastar unas sesiones prácticas cortas por puesto, unas normas de una página y un registro. Si la IA atiende a clientes o toma parte en decisiones sobre personas, hace falta más.
¿Tu equipo ya usa IA y no sabes si lo está haciendo bien?
En la consultoría revisamos contigo qué herramientas se usan, en qué procesos y qué necesita saber cada puesto. Si con unas normas de uso y una sesión os basta, te lo decimos claro.
Nos vemos en la sesión.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2026/1744 (Ómnibus digital sobre IA), de 8/07/2026, DOUE de 24/07/2026. eur-lex.europa.eu
- Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, artículos 4, 26, 99 y 113. eur-lex.europa.eu
- Cuatrecasas, «Digital Omnibus on AI has been published», 24/07/2026. cuatrecasas.com
- Garrigues, «Publicado el Reglamento de Ómnibus Digital de IA, que redefine plazos y simplifica requisitos para empresas y desarrolladores», 2026. garrigues.com
- Lefebvre, «Ómnibus digital sobre IA: conoce la actualización del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial», 3/09/2026. lefebvre.es
- Comisión Europea, AI Literacy, Questions & Answers, 7/05/2025, en el resumen de Hunton, 27/05/2025. hunton.com
- Boletín Oficial de las Cortes Generales, Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial, 12/06/2026. congreso.es
- Real Decreto 806/2026, de 5 de octubre, de disolución del Congreso de los Diputados y del Senado y de convocatoria de elecciones, BOE de 6/10/2026. boe.es
- Reglamento del Congreso de los Diputados, artículo 207 (caducidad de los asuntos pendientes al disolverse la Cámara). boe.es
- AEPD, «Adecuación al RGPD de tratamientos que incorporan Inteligencia Artificial». aepd.es
Fuentes comprobadas el 27 y el 28 de octubre de 2026. Próxima revisión: 28 de enero de 2027, o antes si la Comisión publica los ejemplos prácticos del artículo 4 o se vuelve a presentar la ley española.
